Trang Chính
Giới tính
Bài Gửi
Sinh Nhật
Tuổi
Đến từ
Mô tả 
Tham Gia
Thanks
Điểm
PowerPointlà một phần mềm trình diễn mạnh, nhưng không phải ai trong chúng ta
cũng thường xuyên sử dụng Powerpoint đủ để nắm được hết các mẹo sử dụng
sao cho tiết kiệm thời gian nhất. Thật vui là bạn không cần phải trở
thành chuyên gia để khám phá hết các đặc tính của PowerPoint. Trong bài
này, sẽ cung cấp những phím tắt và một số thủ thuật để bạn có thể sử
dụng khi làm việc với PowerPoint.
1, Dễ dàng thay đổi kiểu mẫu thiết kế (template)
Bạn
xây dựng một trình diễn từ đầu, nhưng có lẽ thích hợp hơn hết là sử
dụng những template sẵn có. Những template này áp dụng các thuộc tính
thiết kế và định dạng nhất quán từ slide đầu tới slide cuối cùng. Kích
nút Slide Design trên thanh công cụ Formatting để mở ô các thao tác cho
Slide Design và bắt đầu tạo các Slide. (Với bản PowerPoint 2007, chọn
một mẫu template từ nhóm Design).
Bạn hoàn toàn không bị bó
buộc với template đã chọn bởi vì sau khi đã hoàn thành một file trình
chiếu bạn có thể chọn thay thế bằng một thiết kế khác. Hãy yên tâm chọn
template mình muốn mà không phải lo sợ nội dung thay đổi.
Bạn
cũng có thể thay đổi thiết kế trên từng slide mà không cần loại bỏ
template trên trình diễn. Tại ô Slide hoặc Slide Sorter View, lựa chọn
kiểu hiển thị “thumbnails” cho slide bạn muốn thay đổi. Tiếp theo, kích
vào mũi tên thả xuống bên cạnh thiết kế mong muốn trong danh sách Apply
A Design Template và chọn Apply To Selected Slides (Hình A).
(PowerPoint 2007 không có các mũi tên thả xuống; hãy kích phải chuột
tại thiết kế) PowerPoint sẽ ngay lập tức cập nhật các slide được sửa
đổi.
Hình A 2, Tập trung vào trọng tâm
Tránh
tập trung quá nhiều văn bản trên một slide. Nếu một slide quá dầy đặc
thì chắc chắn sẽ làm xao nhãng người xem. Người xem sẽ mải tập trung
đọc thay vì lắng nghe bạn.
Khi bắt tay tạo một bản nháp của trình chiếu, hãy xem xét lại nó với những mục đích sau đây:
- Thay thế những câu đầy đủ với các mệnh đề và từ khóa chính
- Tránh các hình minh họa không cần thiết
- Loại bỏ các dấu chấm câu
3, Đừng quên kết thúc!Khi
kết thúc việc trình chiếu, chuyện gì sẽ đến tiếp theo? Nếu bạn kích ra
ngoài Slide Show View, người xem sẽ liếc trộm được những cảnh đằng sau
trình diễn của bạn và có lẽ bạn không muốn điều này. Hãy kết thúc trình
biểu diễn bằng một slide hiển thị một lời cám ơn chân thành tới sự quan
tâm và theo dõi của người xem.
Tất nhiên, slide kết thúc cũng
không nhất thiết phải hiển thị một thông điệp nào đó. Một slide trắng
có thể sẽ thích hợp hơn. Bạn có thể thậm chí kết hợp hai slide kết
thúc: Hiển thị lời cám ơn ngắn gọn hay một thông điệp riêng trên một
slide trắng. Theo cách này thì khi bạn kích ra ngoài slide thông điệp
thì tài liệu vẫn được che chắn một cách kín đáo.
Trình diễn chuyên nghiệp luôn có một slide cuối được thiết kế riêng. Slide này sẽ bảo vệ chính bạn và người xem.
4, Tạo mẫu AutoContent cho riêng mình
AutoContent
Wizard là một khởi đầu tốt khi bạn không chắc chắn nên chọn trình diễn
nào. Đặc tính này tạo ra một trình diễn mới sử dụng các template sẵn có
và có thể tùy biến các kết quả.
Có thể bạn chưa biết rằng sẽ
thêm các trình diễn đang có nào vào thư viện của AutoContent Wizard. Để
thực hiện điều này, bạn thực hiện theo các bước sau đây:
1. Chạy wizard bằng cách chọn New từ trình đơn File.
2. Kích đường dẫn From AutoContent Wizard tại ô thao tác New Presentation.
3. Kích Next trong ô wizard đầu tiên.
4. Chọn loại template có nội dung phù hợp nhất và kích Add (Hình B).
5. Xác định vị trí tập tin trình diễn rồi kích OK.
6. Thoát khỏi wizard.
Hình BTại
thời điểm này, trình chiếu được thêm vào đã sẵn sàng sử dụng như một
mẫu nội dung. Đừng bỏ phí bất kì trình chiếu hay nào. Có lẽ, bạn sẽ
phải tùy biến nó, và điều này là điểm chung cho bất kì template nào đã
chọn.
AutoContent Wizard không hiển thị trên PowerPoint 2007. Thay vào đó, hãy chọn File từ trình đơn Office và chọn New để bắt đầu.
5, Chuyển trình chiếu sang Word
PowerPoint
có thể được in ra nhưng không thể sửa đổi được nhiều các kết quả. Ví
dụ, bạn có thể in các thông báo hay thậm chí các slide cá nhân, nhưng
PowerPoint chỉ in một bản sao trên một khuôn khổ slide theo yêu cầu.
Nếu muốn mở rộng hay định dạng lại thì hãy chuyển trình diễn sang Word
để dễ dàng chỉnh sửa hơn. Hãy thực hiện theo các bước sau đây:
1. Chọn Send To từ trình đơn File.
2. Chọn Microsoft Office từ trình đơn kết quả con.
3.
Tại hộp thoại Send To Microsoft Office (Hình C), chọn một trong nhiều
các tùy chọn chuyển đổi. Tùy chọn Outline Only chỉ chuyển đổi nội dung.
4. Kích OK.
Hình CKhi
nội dung trình diễn đã được chuyển sang Word, bạn có thể áp dụng các
tùy chọn định dạng và in ấn không hiển thị trên PowerPoint.
Trong
PowerPoint 2007, sử dụng lệnh Publish để chuyển nội dung sang Word.
Chọn Publish từ trình đơn Office rồi chọn Create Handouts In Microsoft
Office Word.
Khi đưa ra bản tin, hãy xem xét nên thể hiện ở
cuối hay ở đầu trình diễn. Mọi người sẽ chú ý tới bản tin đó hơn là
trình chiếu của bạn.
6, Đảo ngược các đề mục
Bạn
thường sử dụng các dấu đề mục bằng cách chọn tại ô thao tác Slide
Design. Đặc biệt, chọn Fade In One By One từ mục Subtle. Điều chưa biết
có lẽ là bạn có thể hiển thị các dấu đề mục theo thứ tự ngược lại. Cách
dễ dàng nhất để đảo ngược thứ tự đề mục là chọn Show In Reverse tại
Moderate trong ô thao tác Animation Scheme.
Bạn nên dành thời
gian để xem qua các tùy chọn Animation Scheme. Bạn sẽ chỉ mất một vài
phút để làm quen với tất cả các hiệu ứng thông dụng. Ngoài ra, tại
những vị trí liên quan đến hoạt cảnh, chỉ sử dụng hoạt cảnh khi có một
lý do đặc biệt chứ không chỉ vì bạn thích một trình chiếu đặc biệt.
Bạn
sẽ tìm thấy tùy chọn hoạt cảnh trên thẻ Animation của PowerPoint 2007
trong nhóm Animations. Sử dụng danh sách thả xuống để chọn hiệu ứng
mong muốn. Lợi thế thú vị trong bản 2007 là khi bạn chọn một hiệu ứng,
PowerPoint sẽ hiển thị nó, vì vậy bạn có thể xem trước khi lựa chọn.
7, Chú ý với những ảnh GIF
PowerPoint
2000 là phiên bản đầu tiên hỗ trợ hoạt cảnh tập tin .gif, nhưng chương
trình xem thì không (PowerPoint Viewer là ứng dụng hỗ trợ xem các trình
chiếu PowerPoint, dù họ không cài đạt PowerPoint). Không may, những
chương trình xem trước đó không hỗ trợ các tập tin .gif. Hạn chế này có
thể gây lỗi cho các trình diễn khác của bạn.
Tin vui là nhiều
ứng dụng xem trình chiếu ngày nay đã hỗ trợ các tập tin .gif. Các ứng
dụng này hỗ trợ đầy đủ đặc tính từ phiên bản PowerPoint 97. Nếu bạn vẫn
còn sử dụng một phiên bản cũ hơn PowerPoint 97, 2000, hay XP thì người
xem cũng sẽ chạy được các trình chiếu với tất cả các file kể cả .gif.
8, Đảo ngược vị trí in các trang slide
Đa
số máy in cho phép in đảo ngược, nhưng bạn không thể lúc nào cũng thiết
lập tùy chọn máy in riêng, đặc biệt với các máy in được nối mạng và
được cấu hình chung cho mọi người sử dụng. Nếu tùy chọn in bị hạn chế,
bạn có thể vẫn in được các trang PowerPoint theo thứ tự đảo ngược mà
không cần chỉnh máy in:
1. Chọn Print từ trình đơn File (Đối với PowerPoint 2007, chọn Print từ trình đơn Office).
2. Kích tùy chọn Slides trên mục Print Range.
3.
Nhập phạm vi của slide theo thứ tự ngược. Ví dụ, nếu bạn muốn in slide
1 đến 10 theo thứ tự ngược thì nhập 10-1 thay vì 1-10. Đây là một giải
pháp rất dễ thực thi.
PowerPoint sẽ nhớ thiết lập này cho đến
khi bạn thay đổi nó hay thoát khỏi trình diễn. Dù máy in có sẵn tùy
chọn đảo ngược nhưng bạn có thể dễ dàng thực hiện bằng PowerPoint.
9, Giảm kích thước tập tin
Các
tập tin PowerPoint rất lớn. Nếu gửi chúng qua thư điện tử, bạn sẽ mất
rất nhiều thời gian để đưa lên hay tải xuống một trình chiếu, đặc biệt
khi bạn hay người nhận dùng mạng kết nối dial-up.
Bạn cần sử dụng
phần mềm đặc biệt để nén tập tin trước khi gửi chúng hoặc cũng có thể
giảm bớt kích thước tập tin nguyên bản bằng việc xóa bớt các slide
thumbnail. Thực hiện theo các bước sau:
1. Chọn Properties từ trình đơn File.
2. Kích thẻ Summary.
3. Xác định vị trí hộp kiểm Save Preview Picture tại cuối hộp thoại (Hình D), bỏ chọn và kích OK.
Hình D Việc
làm này sẽ tiết kiệm được nhiều KB, thậm chí hơn cả nén tập tin. Nếu vô
hiệu hóa các thumbnail, bạn sẽ không thể xem trước tập tin trong hộp
thoại Open, nhưng đây dường như là sự cân bằng nhỏ để tiết kiệm KB.
Tùy
chọn này rất khó tìm thấy ở PowerPoint 2007. Từ trình đơn Office, chọn
Prepare rồi tới Properties.Từ danh sách Document Properties thả xuống,
chọn Advanced Properties để tìm thẻ Summary. Bạn sẽ tiết kiệm được
không gian tuy không nhiều lắm.
10, Điều khiển con trỏ từ bàn phím
Trong
thời gian trình chiếu, PowerPoint sẽ ẩn con trỏ 5 giây sau mỗi lần
slide hiển thị, rồi sau đó biến mất. Khi bạn kích để xem slide tiếp
theo, con trỏ lại hiện rõ trong 5 giây tiếp theo. Bạn có thể kiểm soát
hiển thị con trỏ bằng cách kích biểu tượng ở góc trái màn hình, nhưng
hành động này sẽ làm xao lãng trình diễn. Thay vào đó, hãy kiểm soát
con trỏ từ bàn phím:
- Ctrl+ H ẩn con trỏ ngay lập tức.
- Ctrl+ A hiển thị con trỏ ngay lập tức.
khi bạn ấn Ctrl+A để hiển thị con trỏ, nó sẽ cố định và không còn 5
giây chờ nữa. Bạn phải sử dụng Ctrl+ H nếu muốn ẩn con trỏ.
-----------vnecono
